Desde hace algún tiempo que me he dedicado de lleno a capacitar e implementar esta herramienta en diversas empresas y organizaciones. Gracias a la gran oportunidad que me dió Nebulan en Chile donde he podido atender a sus clientes Medianas y Grandes Empresas, unido a la experiencia adquirida con mis propios clientes pequeñas empresas, me atrevo a describir y relatar cuales son los principales miedos e incógnitas sobre las cuales debemos responder constantemente. No pretendo ser una lumbrera ni mucho menos una guía con este artículo, sino, simplemente compartir algunas preguntas frecuentes para todos quienes se vean en la necesidad de implementarlo.
¿Por donde partimos? Esta pregunta es constante en las reuniones, generalmente la implementación de Power BI proviene de los departamentos que manejan mas datos dentro de la organización, y que por costumbre llevan décadas de experticia desarrollando cada vez más completas, complejas y personalizadas planillas Excel para manejar esos datos. Estos departamentos son Administración y Finanzas, Marketing y Recursos Humanos. Reconozco en estas letras que poseen una creatividad de gran escala y que cada vez sus ERP y CRM sólo terminan siendo programas de registro transaccional, puesto que la reportería para sus propias decisiones está basada en un 99% en Excel, eso hace que los profesionales de estos departamentos aprendan rápidamente DAX y sean los primeros en implementar modelos de reportería con gran alcance interno. Entonces, por ahí partimos, por quitar horas de preparación de informes a esos profesionales y añadirles horas a su tiempo de análisis, que a mi juicio justifica la existencia del profesional.
El “Enemigo Interno”. Se imaginarán que en un 80% de las reuniones con clientes ellos nos plantean, “todo esto sería maravilloso si T.I. colaborara” esta frase es un corolario de experiencias internas donde los profesionales que realizan reportes han tenido que “arreglárselas solos” puesto que han construido sus propias planillas con datos extraídos de los sistemas sin ayuda de T.I. quienes se dedican a “puras cosas que nadie entiende”. Salvar esta pregunta no pasa de una reunión de coordinación donde se imaginarán que se responden las principales preguntas de T.I. (las cosas que nadie entiende) Gobierno de Datos, Data Warehousing, Cubos OLAP, vistas, seguridad en la nube, seguridad de la información, definir la cantidad de ETL que se deben preparar y por sobre todo, definir el alcance y responsabilidad de cada departamento en el proceso de Business Intelligence.
Trabajar en equipo y grupos. este es un punto que no depende mucho del consultor, si no mas bien de la cultura organizacional interna. Es una gran desventaja para Administracion, Marketing y Recursos Humanos, son los departamentos que menos trabajo en equipo tienen, creo que una razón es trabajar mucho con Excel, ¿por que? por que Excel hace que cada tarea sea en gran parte individual, donde quien puebla o trae los datos es quien termina calculando, entregando, interpretando y publicando el reporte. Quienes mejor desarrollan el trabajo en equipo son los departamentos de Producción, ellos están acostumbrados a realizar parte de un todo, en una linea productiva un operario hace la tarea A, luego otro la tarea B luego otro la tarea C y D, eso hace que cuando implementan Business Intelligence sean los primeros en terminar, en trabajar en equipo, en inventar tableros maravillosos y aportar con creatividad a la empresa.
Compartir Informes con Clientes y Proveedores. Esta pregunta es clave, por que muchas de las posibilidades de compartir visualizaciones con externos depende de la disponibilidad de licencias (puedes crear una licencia genérica para esos reportes) o puedes invitar a esos terceros a que vean tus reportes, por supuesto, deben tener licencia mínimo Pro, pero no necesariamente de tu misma empresa. Todo esto se puede hacer de forma segura tiene un par de pasos muy sencillos que aseguran la conectividad segura. En ultimo caso es crear un link público y enviarlo por correo electrónico. Si no tienes problemas con que esos datos sean públicos, entonces usa esa opción.
Como les decía en un principio, estas son las principales preguntas a las cuales nos hemos enfrentado y creo que es justo compartirlo con todos ustedes
Un Abrazo
Walter Calcagno Lucares